Per quanto un contribuente possa essere zelante con scadenze e pagamenti, non esiste la sicurezza assoluta di non incappare in contestazioni o richieste di verifica anche a distanza di anni: ecco perché ricevute e documenti andrebbero archiviati e conservati per un certo lasso di tempo, divenendo prove di cruciale importanza in caso di controlli ulteriori ed evitandoci di dover pagare sanzioni in certi casi anche molto salate. Per quanto concerne l’Agenzia delle Entrate, ad esempio, il termine entro il quale conservare determinata documentazione in grado di comprovare la situazione fiscale di un cittadino è fissato a 5 anni. Ma ci sono altri documenti, atti e ricevute da archiviare per lo stesso tempo, ecco quali sono i principali.
Si parte dalle dichiarazioni dei redditi: quella che verrà inviata quest’anno, relativa al 2024, andrà per legge conservata per almeno 5 anni insieme a tutti gli scontrini fiscali e alle ricevute portate in detrazione. La deadline è quindi fissata al 31 dicembre 2030, dal momento che il Fisco potrà chiederne conto per effettuare verifiche o gestire contestazioni proprio per i 5 anni successivi a quello dell’invio telematico. Poco importa che si tratti di una dichiarazione precompilata o che il modulo sia stato inviato tramite Caf: il cittadino sarà comunque tenuto a conservare tutta la documentazione, ricevute incluse, per i successivi 5 anni.
Le cose cambiano solo qualora ci si trovi dinanzi a un caso in cui il contribuente non ha presentato il 730 o il Modello Redditi PF pur essendo obbligato a farlo: l’AdE avrà non più solo 5 ma 7 anni di tempo per poter intervenire.
Stesso discorso per le bollette di luce, gas e acqua: anche per queste la legge fissa una scadenza di 5 anni, per cui si è tenuti a conservarle in casa e averle a disposizione in caso di necessità. Va da sé il fatto che, oltre a evitare una multa, esse possono diventare anche uno strumento utile qualora arrivi la contestazione di un pagamento non avvenuto: la ricevuta farà fede e consentirà di evitare di dover pagare due volte un medesimo addebito. Trascorso questo tempo, scatterà la prescrizione e il fornitore non potrà più contestare bollette arretrate.
In caso di “rilevanti ritardi nella fatturazione da parte dei venditori o nella fatturazione di conguagli per la mancata disponibilità di dati effettivi per un periodo particolarmente rilevante, il cliente potrà eccepire la prescrizione (passata da 5 a 2 anni) cosiddetta breve e pagare soltanto gli ultimi 24 mesi fatturati”, secondo una norma approvata con la legge di Bilancio 2018. Con la Manovra 2020, invece, sono stati ridotti a 2 anni anche i termini di prescrizione delle bollette telefoniche, di internet e della pay TV.
È consigliabile conservare per un minimo di 5 anni anche le buste paga, soprattutto qualora si sia creditori nei confronti del datore di lavoro, nel caso in cui si voglia intraprendere una causa legale o richiedere un rimborso o se sono riscontrabili errori nel versamento dei contributi.
L’attestazione di versamento di sanzioni derivanti da violazioni del Codice della Strada andrebbe anch’essa archiviata per almeno 5 anni: può infatti capitare, per svariati motivi, che venga richiesto il pagamento di una multa già saldata, per cui la ricevuta in questi casi sarebbe determinante a evitare il doppio addebito, sanzioni e interessi copresi. Trascorso questo termine entra la prescrizione.
Per l’assicurazione auto il discorso è particolare, dato che dal 2014 la quota Rc auto destinata al Ssn è diventata fiscalmente indeducibile, sia ai fini delle imposte sui redditi sia ai fini dell’Irap: in sostanza non esistono più agevolazioni fiscali sulla polizza di responsabilità civile, per cui ciò non dovrebbe costringere a conservare la documentazione. Esiste tuttavia un’eccezione relativa agli automobilisti che hanno applicato la tutela accessoria sugli infortuni del conducente, che dà diritto a una detrazione del 19% in dichiarazione: in questi casi le ricevute vanno conservate per i consueti 5 anni dall’invio del 730 o del Modello Redditi PF.
Le ricevute delle spese condominiali ordinarie, quelle con cui si coprono le spese della corrente elettrica, della manutenzione dell’ascensore, della cura del giardino o dei compensi all’amministratore, vanno anch’esse conservate per il medesimo lasso di tempo: dopo i 5 anni entra la prescrizione e nessun pagamento potrà più essere contestato.
Un buon consiglio, anche se non vi è alcun obbligo a riguardo,
è quello di archiviare per 5 anni anche le ricevute di pagamento di un affitto in caso di locazione, essendo quello il termine entro il quale si può intentare causa in caso di contestazione di arretrati.
